Должностная инструкция заведующей архивом конструкторской документации

Заведующий техническим архивом Должностные обязанности Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение организацию исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения организации технических документов и правильностью их оформления. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения организации в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.

Заведующий архивом относится к категории руководителей. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»

Просмотров: Транскрипт 1 Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации Москм 2 УДК Ответственный редактор, доктор ист. Ларин Составители: канд. С, доктор ист. В пособии рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления.

В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ, приводятся примерные: положение о службе ДОУ организации, должностные инструкции работников службы, инструкция по документационному обеспечению организации - разработанные на основе современных нормативных и методических документов в сфере информации и документации.

Издание предназначено для специалистов по документационному обеспечению организаций, специалистов в области информационных технологий, слушателей курсов повышения квалификации и переподготовки в области документационного обеспечения, учащихся образовательных учреждений, а также всех, кто интересуется вопросами документационного обеспечения управления. Общие требования к оформлению документов Требования к бланкам управленческих документов УЗ Оформление реквизитов документов 3 4 2.

Работа с деловой документацией - важный аспект деятельности организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций организации, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели и др.

Именно поэтому от состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, сроки их реализации и, в целом, эффективность деятельности организации.

Сфера деятельности, связанная с организацией работы с документами, называется документационным обеспечением управления делопроизводством. Термины и определения", делопроизводство документационное обеспечение управления - "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Документационное обеспечение управления ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др.

ДОУ присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности. Как правило, функция ДОУ выполняется специализированным подразделением: управлением делами, департаментом по работе с документами, отделом делопроизводства, канцелярией, общим отделом и т.

Одна из основных задач службы ДОУ - создание нормативной базы, обеспечивающей эффективное функционирование системы документационного обеспечения управления организации. В крупных организациях в составе службы ДОУ создается специальное подразделение, отвечающее за совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе занимающееся разработкой инструкции по ДОУ, положений о подразделениях, должностных инструкций, номенклатуры дел и др.

В организациях, не имеющих такого подразделения в составе службы ДОУ, эту работу выполняют наиболее квалифицированные специалисты службы ДОУ Разработка нормативных документов по ДОУ ведется на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений.

Данные рекомендации предназначены для специалистов служб ДОУ, занимающихся разработкой нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления. Предлагаемое издание состоит из пяти разделов, введения и заключения В 1 -ом разделе Рекомендаций дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации. Общая характеристика нормативной базы документационного обеспечения Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение организации, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений.

Знание и применение этих документов при разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкций, инструкции по документационному обеспечению управления обеспечивает высокое качество этих документов и эффективность функционирования самой системы документационного обеспечения управления. Нормативную базу ДОУ составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации по вопросам информационного и документационного обеспечения; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управления; законодательные и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации по различным вопросам документационного обеспечения управления; национальные стандарты на документы, технологии работы с документами и терминологию в сфере ДОУ; 8 9 общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации ОКТЭСИ ; унифицированные системы документации УСД ; нормы и нормативы по организации труда и охране труда.

Законодательные акты Российской Федерации устанавливают общие принципы создания, получения, обработки, хранения и использования информации и документации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, как правило, разрабатываются в развитие положений, закрепленных в законодательных актах Российской Федерации в области информации и документации.

В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Основным документом организации, устанавливающим требования к документам и технологиям их обработки, является инструкция по ДОУ Управление документами. Управление документами. Records management. Стандарт рассматривает управление документами как часть системы управления качеством, поэтому стандарт базируется на положениях стандартов ИСО системы менеджмента качества.

ГОСТ Р ИСО : - распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях , создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы далее - организации ; - регулирует процессы управления документами организаций, предназначенными для внутреннего и внешнего использования; - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО и ГОСТ Р ИСО ; - содержит рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Понятийная база стандарта включает в себя ряд терминов, относящихся к управлению документами. Среди них: документ document, records - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 3 ГОСТ Р Системы менеджмента качества.

Требования и руководство по применению. Управление документами распространяется на практическую деятельность работников организаций, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности, обеспечивающих организацию работы с ними.

Управление документами в организации включает: обеспечение единой политики в сфере управления документами, основанной на применении стандартов; распределение ответственности и полномочий по управлению документами; утверждение и применение регламентов работы с документами и руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Организации должны обеспечивать сохранность этих документов в целостном виде в течение установленного времени. Политика, процедуры и практика управления документами в организации должны обеспечить создание документов, обладающих следующими характеристиками: 4 Метаданные metadata -данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими ГОСТ Р ИСО ССИБИД.

Общие требования. Документ является аутентичным, если он: - соответствует установленным правилам; - был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; - был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть установлены, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия засекречивания.

Достоверным является документ, который полно и точно передает содержание деловой деятельности и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операций или ситуаций, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данных операций.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны устанавливать, какие дополнения или изменения могут быть сделаны в документе после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко фиксировать и контролировать.

Пригодность для использования. Пригодным для использования является документ, место хранения которого известно, который можно найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан.

Документы должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.

Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены. Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами; 2. Определение сроков хранения документов; 3. Включение документов в систему управления документами; 4.

Регистрация; 5. Классификация; 6. Хранение и обращение документов; 7. Доступ к документам; 8. Контроль документооборота; 9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение; Документирование процессов управления документами.

Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрение в практику работы организации принципов политики, процедур и правил документирования, а также проектирование и внедрение систем управления документами, соответствующих текущим потребностями организации и нормативной базе. Принятая организацией стратегия управления документами в собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где должны быть включены в систему управления документами.

Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. Понятийная база стандарта включает в себя ряд терминов, относящихся к системе управления документами. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность организации.

В основе любой системы управления документами лежит сам документ вне зависимости от того, на каком носителе он представлен. Документ должен обьективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое действие. Он должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности. Процессы управления документами Метаданные для документов. Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется подтверждение осуществления действий.

Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели: - установление взаимосвязей между документом, его автором и контекстом создания документа; - размещение фиксация документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами; - установление связей с другими документами. При включении документа в систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата.

Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами. Стратегия внедрения системы управления документами включает: проектирование системы управления документами; документирование процессов функционирования системы управления документами; подготовку сотрудников, работающих с документами; конвертирование документов в новую систему управления документами и форматы; установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения; определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов при соблюдении соответствия нормативной среде.

Система управления документами должна: в соответствии с установленным порядком включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности; 16 17 организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности автора исполнителя документов; защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения; выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах; обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Системы управления документами должны поддерживать документы, обладающие характеристиками, рассмотренными выше, а сами системы должны обладать следующими характеристиками: 1. Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами. Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы.

Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами критериям, перечисленным выше. Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Аналогично этому, при передаче документов из одной системы управления документами в другую, она должна проводиться таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов.

Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в системе управления документами должны осуществляться контрольные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожение документов и ограничение доступа к ним должны быть санкционированы.

Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к системе. В отношении электронных документов, организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения и ситуации, возникающие при эксплуатации системы, не влияют на качество сохранности документов.

Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, 17 18 предъявляемыми текущей деловой деятельностью, регулирующей средой и общественными потребностями.

Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления документами таким требованиям должно регулярно проверяться, а документы этих проверок должны сохраняться в целях доказательства. Системы управления документами должны охватывать документы, являющиеся результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения.

Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью. Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Должностные инструкции - Елена А. Пономарева

Должностная инструкция заведующего архивом. Должностные порядок оформления документов, которые поступают в архив;. - структуру. КОНСТРУКТОРСКИХ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ И ИЗЫСКАТЕЛЬСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ) Настоящая должностная инструкция определяет функциональные Заведующий техническим архивом назначается на должность и государственные стандарты на техническую документацию; положения.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда — принцип разделения и кооперации труда. Должностная инструкция работника — нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации. Правила составления должностной инструкции заведующего архивом Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками. Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной. Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от Разработка должностных инструкций — это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений. Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя. Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

Просмотров: Транскрипт 1 Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

Должностная инструкция заведующего архивом

Постановлений Минтруда РФ от Квалификационный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно - правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Постановление Минтруда РФ от Новый Квалификационный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничений функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях. Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения и дополнения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения этих характеристик.

Заведующий архивом

Заведующий бюро пропусков Заведующий архивом Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Во время отсутствия главного бухгалтера предприятия его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Бухгалтера. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия. На должность Бухгалтера назначается лицо, имеющее: 1.

Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации

.

Заведующий техническим архивом

.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Этапы разработки конструкторской документации
Похожие публикации