Хранение технической документации

Скачать Часть 12 pdf Библиографическое описание: Метлицкая А. Правила работы с такими документами регламентированы на законодательном и нормативно-методическом уровне, по организации работы с ними написано множество статей. Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические? В данной статье обращено внимание на организацию работы с научно-техническими документами, образующимися в технических отделах и службах производственных предприятий. Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы.

Задать вопрос На уровне общего решения по архивному хранению применяется комплекс систем, позволяющих перевести в электронный вид работу с документами всех подразделений, использующих их в повседневной работе в рамках обычных бизнес-процессов работы с технической документацией ГОСТ 2. В области управления цифровым контентом нет более запутанного вопроса, нежели организация хранения, эффективного поиска и быстрого доступа к инженерной технической, проектной, конструкторской и т. В общем понимании проблему создает сложность содержащейся в документах информации, структура которой и форматы представления не поддаются обычным методам индексации и последующей обработки, хранения и поиска, корреляции данных. Поэтому для автоматизации хранения таких документов они не только не подходят, но и усложняют процесс их использования.

ГОСТ 19.601-78 Общие правила дублирования, учета и хранения

Подпись лица, принявшего документ Имя файла ов электронного конструкторского технологического документа При указании имени файла указывают его тип txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и т. Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе "Примечание", в форме 2 - в резервной графе "Резерв" и т. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов. Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Учет применяемости осуществляют путем указания: - обозначения изделия, в котором применен документ; - даты применения документа в другом изделии.

Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом вручную. Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в см. Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик. Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4. Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. На копиях должны быть воспроизведены без пропусков все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов. При хранении россыпью полистно копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г. Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с таблицей Г.

Копии укладывают в следующей последовательности: 1 спецификация изделия; 2 документы основного комплекта изделия в порядке записи их в спецификации ; 3 спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия в порядке возрастания обозначений.

Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации; 4 чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей в порядке возрастания обозначений. Если на деталь кроме чертежа выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей в порядке записи их в спецификации.

При необходимости в одну папку альбом допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия. На этикетках папок альбомов или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки альбома. Учет осуществляют по карточкам учета документов см. Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам см. Примечание - В карточке учета документов указывают: - в графе "Вид документа" см.

Допускается копии хранить россыпью полистно , сложенными на формат А4 или A3. На каждую регистрируемую копию или комплект копии в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра при наличии нескольких экземпляров и даты регистрации.

Указанный штамп в папках альбомах ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки. На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью полистно , штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника или снятой с него учтенной копии имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: "Восстановлен с подлинника.

Верно: подпись, фамилия и дата ". Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. Приложение А справочное. Комментарии к пунктам стандарта Приложение А справочное 3. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий. Эти документы в соответствии с их определениями должны иметь не только содержательную, но и реквизитную части, в том числе и установленные подписи.

Примечание - Документооборот - это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения. При автоматизированной регистрации имя файла ов заносят в соответствующий реквизит поле данных автоматизированной системы. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.

С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства рабочие копии. Бумажная копия электронного КД ТД должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского технологического документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.

Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов. Правила выполнения резервного копирования периодичность, регистрацию и др. Приложение Б справочное. Формы, применяемые при регистрации и учете документов Приложение Б.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Современный архив организации: создание, технологии хранения, сопровождение деятельности

Метлицкая А. С. Особенности организации хранения технической документации в современной организации // Молодой ученый. Существует ли обязанность бывшей управляющей организации хранить документы, связанные с управлением многоквартирным.

Из этой статьи вы узнаете, как поступить, если у вас требуют документы, которых не было. Или что предпринять, чтобы получить документы, которые не передала вам предыдущая организация, управлявшая МКД. Мы расскажем, куда обращаться, чтобы восстановить документы, которые не спешит передавать предыдущий управляющий. Сервитут представляет собой право ограниченного пользования чужим домом. Необходимость в нем появляется в случае прокладки коммуникаций или каких-либо инженерных сетей, дорог, проходящих через собственный участок, которыми будут пользоваться другие собственники. Градостроительный план земельного участка необходим для новых домов. Некоторые составляющие документации не требуют внесения каких-либо изменений, но есть и такие, в которых периодически обновляется информация о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, о лицах, пользующихся общим имуществом на основании договоров, ведение списков в том числе. Таким образом, необходимо своевременно обновлять списки собственников, нанимателей и арендаторов в связи с изменениями в их составе. В случае изменения площади квартиры после перепланировки, сначала нужно внести корректировки в технический паспорт квартиры и только потом — в технический паспорт многоквартирного дома. Вносятся изменения в выписку из Росреестра, содержащую информацию о собственниках жилых и нежилых помещений. Как зарегистрировать гражданина по месту жительства Технический паспорт как основной документ на МКД Технический паспорт многоквартирного дома необходим для того, чтобы для собственников жилых и нежилых помещений, лиц, снимающих жилые помещения, управляющих и обслуживающих организаций, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления была доступна актуальная информация о потребительских свойствах, технических и экономических характеристиках здания. В технический паспорт многоквартирного дома вносятся сведения о составе и площади конструктивных элементов и инженерных систем здания, оценка их технического состояния. Эту информацию получают, в том числе, по итогу тщательного визуального осмотра домов. Технический паспорт многоквартирного дома требуется в следующих случаях: для создания нужной степени технической эксплуатации жилых зданий; планирования ремонтных работ для каждого многоквартирного дома; планирования расходов на содержание и ремонт общего имущества многоквартирного дома, включая расчет численности и фонда заработной платы работников управляющих и обслуживающих жилищных организаций по каждому зданию; получения точной информации о количестве потребляемых энергетических ресурсов; расчета показателей энергетической эффективности; расчета потенциала энергосбережения и увеличения энергоэффективности; ведения лицевого счета многоквартирного дома. Эта строка может подразумевать какие угодно документы, имеющие даже минимальное отношение к управлению многоквартирным домом. Достаточно, чтобы решение о вхождении одного из документов в состав технической документации приняли на общем собрании собственников простым большинством голосов. Этим документом может быть как договор с подрядчиком, так и внутренний документ УО табель зарплат или штатное расписание, например. В случае принятия такого решения собственниками на общем собрании и дальнейшего согласования с УО, документ станет одним из элементов технической документации.

Registration, storage and access МКС

Чем нам грозит подписание акта сверки, с которым наша организация не согласна, в случае судебного разбирательства? Вопрос Существует ли обязанность бывшей управляющей организации хранить документы, связанные с управлением многоквартирным домом, управление которым прекращено, и в течение какого времени?

Организация оперативного и долговременного хранения технической и проектной документации

Registration, storage and access ГОСТ ИУС , Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ. Измененная редакция, Изм. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют на: - документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т. Новая редакция, Изм.

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Хранению в отделе бюро технической документации подлежат только учтенные документы. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов в соответствии с ГОСТ 7. Документы следует хранить раздельно: подлинники в том числе восстановленные ; дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям. Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ. Измененная редакция, Изм. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах шкафах. Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.

Подпись лица, принявшего документ Имя файла ов электронного конструкторского технологического документа При указании имени файла указывают его тип txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и т. Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе "Примечание", в форме 2 - в резервной графе "Резерв" и т.

.

ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения

.

Техническая документация на многоквартирный дом: состав, хранение и порядок передачи

.

Хранение технической документации

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Актуальные вопросы хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации
Похожие публикации