Ответственность за неправильное хранение кадровых документов

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы Хранение документов: сроки, порядок и штрафы При этом есть ряд обязательных требований, игнорировать которые они не вправе. Рассказываем, как правильно хранить документы и что будет за необеспечение их сохранности.

Обратите внимание: некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Это утверждение справедливо и для положения об оплате труда работников. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. Коллективный договор обязателен, когда о нем достигнута договоренность между работниками и работодателем и при наличии представительного органа работников.

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Обратите внимание: некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами.

Это утверждение справедливо и для положения об оплате труда работников. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. Коллективный договор обязателен, когда о нем достигнута договоренность между работниками и работодателем и при наличии представительного органа работников.

Если в организации работают материально ответственные лица, то должен быть оформлен договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника. Однако это далеко не все нарушения, за которые может последовать наказание. Перечислим правонарушения, за которые предусмотрены и другие виды ответственности: - нарушение установленного законодательством порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек; - нарушение порядка своевременного и достоверного предоставления сведений, содержащихся в документах, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с пенсионным законодательством; - нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника; - нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадровых документов.

Рассмотрим эти основания ответственности подробнее. За трудовую книжку накажут строго Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от Согласно п.

При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя.

Это означает, что руководитель, который не назначил ответственных за ведение и хранение трудовых книжек лиц или не создал необходимых условий для обеспечения их сохранности, сам отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.

Необходимые условия для хранения трудовых книжек - это сейфы, несгораемые шкафы, которые должны стоять в кабинете отдела кадров. За нарушение установленного порядка должностные лица несут установленную законодательством материальную и административную ответственность. Материальная ответственность предусмотрена за следующие нарушения. Если работодатель причинил работнику моральный вред своими неправомерными действиями или бездействием, то сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора ст.

А в случае возникновения спора - судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. К таким неправомерным действиям бездействию относится в том числе внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Кстати, этими же действиями работодатель мог причинить работнику моральный вред, который также придется возместить если, конечно, в суде будет доказан факт причинения морального вреда. Кроме того, за все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок ст. К упомянутым случаям относится задержка работодателем выдачи уволившемуся работнику трудовой книжки.

Административная ответственность, предусмотренная ст. В соответствии со ст. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек.

По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению п. Нарушения при сдаче кадровой отчетности Перечислим основные отчеты, которые во многих организациях должны заполнять и сдавать кадровики: - сведения для Пенсионного фонда персонифицированный учет ; - статистическая отчетность отчеты по формам N 1-Т, N 1-Т условия труда , N 4-П, N 1-ПР, N ПМ.

В соответствии с п. А работодатели отвечают еще и за достоверность сведений, представляемых для ведения индивидуального персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования. Статья В равной степени нарушением является представление таких сведений информации в неполном объеме или в искаженном виде за исключением случаев, предусмотренных ст.

За указанные нарушения последует административный штраф граждан в размере от до руб. Если представление недостоверных сведений или несвоевременное представление сведений повлекли перерасход средств на выплату трудовых пенсий, виновные лица возмещают Пенсионному фонду Российской Федерации причиненный ущерб в установленном порядке п.

Судебная практика. В силу ст. А именно: лицо, требующее возмещения убытков, как правило, должно доказать противоправность поведения должника, наличие и размер понесенных убытков, причинную связь между противоправностью и наступившими убытками. Возмещение ущерба производится в первую очередь за счет работника, так как ответственность работодателя в виде возмещения ущерба в размере излишне выплаченных сумм пенсии является дополнительной по отношению к ответственности работника и применяется только в случае невозможности удовлетворения требований за счет работника, являющегося пенсионером и фактически получившего излишние суммы.

Указанная позиция судебной практики отражена в п. К сожалению, по данному факту, свидетельствующему о недобросовестности работодателей, существует многочисленная судебная практика. За нарушение порядка представления статистической отчетности а именно - представление неверной информации, нарушение сроков сдачи отчетов предусмотрен административный штраф в размере от до руб.

Вы в ответе за персональные данные работников! В Трудовом кодексе РФ есть норма, которая предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Это ст. Персональные данные работника - информация, касающаяся конкретного работника и необходимая работодателю в связи с возникновением трудовых отношений.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами собственниками персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей: - личные дела и трудовые книжки работников; - документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном ; - документы по анкетированию, тестированию и тому подобные; - приказы распоряжения по личному составу; - документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному; - учетная документация картотеки, книги, журналы и другие ; - аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы; - отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

Обратите внимание! К ответственности, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Обязанности по сбору, обработке, хранению персональных данных закреплены в ст.

Все это делает оператор. Он обязан соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных, установленные ст. Работодатель же за счет собственных средств обязан обеспечить защиту персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты в порядке, установленном Федеральным законом от В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от Гражданский кодекс РФ предусматривает защиту нематериальных благ граждан, включая неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, честь, доброе имя и деловую репутацию.

Соответственно, за распространение сведений, порочащих честь, достоинство и деловую репутацию работника, ему полагается денежная компенсация морального вреда или имущественного ущерба ст.

Это подтверждается и в гл. Согласно указанному документу субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и или компенсацию морального вреда в судебном порядке. К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. Конечно, чтобы уволить нарушителя, должно быть четкое основание в виде однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей.

Уголовная ответственность за преступления, нарушающие права и свободы граждан, предусмотрена Уголовным кодексом РФ. Таким преступлением является, например, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации. Статья УК РФ устанавливает наказание за это преступление: - штраф в размере до руб.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются: - штрафом в размере от до руб. Основанием привлечения к уголовной ответственности является также отказ должностного лица в предоставлении гражданину информации.

Так, ст. Административная ответственность предусмотрена за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина. Также нарушением считается несвоевременное предоставление таких документов и материалов либо предоставление неполной или заведомо недостоверной информации. Указанные правонарушения влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от до руб.

Об этом сказано в ст. За нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах персональных данных предусматривается ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на граждан в размере от до руб.

Об этом говорится в ст. Поскольку персональные данные являются конфиденциальной информацией, их защита предусмотрена также ст. Согласно этой статье разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от до руб.

Такое наказание применяется за исключением случаев уголовной ответственности и кроме случаев, предусмотренных ч. Хранить, нельзя уничтожить Любой субъект хозяйственной деятельности обязан хранить документы, связанные с его деятельностью.

Эта обязанность установлена ст. Так, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч.

В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом Как уже было сказано, административная ответственность предусмотрена ст.

Согласно ч. Также нарушителя могут приговорить к исправительным работам на срок до 2 лет либо арестовать на срок до 4 месяцев. Кроме того, преступника могут лишить свободы на срок до 1 года. Общественная опасность данных преступлений состоит в посягательстве на общественные отношения, устанавливающие законный порядок ведения официальной документации например, порядок оформления листка временной нетрудоспособности, свидетельства об освобождении от воинской обязанности и так далее , а также в причинении вреда законным интересам граждан или организаций.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадровых документов, возлагается на виновных лиц в случае причинения данными противозаконными действиями вреда гражданам.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков 45 указанного документа ответственность за организацию работы по в том числе внесение в трудовую книжку неправильной или не. Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика .

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1. Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны. Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России. Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны: найти нужного им гражданина; оповестить его в случае объявления: мобилизации; военного времени; направить гражданина оборонять Родину. В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам. Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина.

Сроки хранения кадровых документов Ответственность за неправильное хранение кадровых документов Ваш персональный гид по сложным местам Трудового кодекса Срок хранения кадровых документов в организации Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие.

Отключить рекламу Однако Налоговый Кодекс подп. В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона. Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы.

Последствия неправильного хранения электронных документов

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов Согласно ст. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности, руководителя организации или главного бухгалтера, а также других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области. При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся: неправомерное уничтожение документов; утрата до истечения установленного срока хранения; нарушение правил комплектования, фондирования и т. Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ НК РФ , Кодексом об административных правонарушениях КоАП и другими нормативными документами федерального и регионального значения. Гражданско-правовая ответственность Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер.

Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность

Приказ Минкультуры России от Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. Отключить рекламу Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же, именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид. В соответствии со ст. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 до 20 руб. В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской финансовой отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов. Отключить рекламу Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Хранение кадровых документов Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам: разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве; экспертизы ценности документов; розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу; упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии: Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утв. Длительность срока зависит от степени значимости документов. Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен дело завершено, личное дело окончено п. Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного свыше 10 лет хранения, а также делами по личному составу п. В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. Их уничтожают по истечении срока хранения. В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее временное ; архивное. Текущее временное хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

.

Хранение кадровых документов

.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ответственность заказчиков за нарушение порядка хранения и уничтожения документов
Похожие публикации