Все о кадровом делопроизводстве с нуля

Другие Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик". Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле. И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта: бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур прием на работу, отпуск, увольнение и др.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками акционерами общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Организуем кадровое делопроизводство с нуля

Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений. Однако отсутствие документов, предписанных трудовым законодательством, может привести к наложению административных штрафов. Данная статья пригодится кадровикам-новичкам или бухгалтерам, которым помимо своей работы поручили вести и кадровое делопроизводство. Нормативная база Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой.

Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности: — Трудовой кодекс; — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от Помимо нормативных документов, не мешало бы изучить учредительные документы компании.

Именно в них может быть определен порядок приема на работу руководителя организации и установления ему заработной платы. Довольно часто именно в уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников.

Определяем перечень необходимых документов После того, как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации. Это: — правила внутреннего трудового распорядка ст. Понятно, что обязательные по закону документы придется составлять в любом случае. А вот относительно иных документов следует узнать у руководства какие из необязательных документов могут понадобиться для фирмы.

Также заранее у руководителя можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

Обратите внимание! Согласно ст. Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем ст.

Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются: — положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников ч. Составляем отдельные документы Поскольку все трудовые отношения должны быть задокументированы, при разработке локальных нормативных актов и иных кадровых документов следует помнить, что их положения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников или принятые без соблюдения предусмотренного ст. На это обращено особое внимание в ст. Итак, прежде всего нужно составить штатное расписание. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

К сведению. В связи со вступлением в силу в году Федерального закона от Если в организации решено ввести свои формы документов, рекомендуем все-таки взять за основу утвержденные ранее унифицированные формы и внести в них изменения, включив или убрав дополнительные строки или графы.

Не забудьте закрепить использование новых форм первичной учетной документации в учетной политике. Учитывая пожелания руководства, следует заполнить в штатном расписании все необходимые графы, проверить его на соответствие трудовому законодательству и передать готовый вариант руководству на утверждение. Обычно локальный акт утверждается приказом или распоряжением, на который и делается ссылка в соответствующем реквизите. Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Следующим важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка. Документ может включать в себя следующие разделы: прием на работу, основные права и обязанности работников, права и обязанности работодателя, рабочее время и время отдыха, поощрения, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

После согласования с руководством всех нюансов и проверки положений правил внутреннего трудового распорядка на соответствие действующему трудовому законодательству этот локальный акт также передается на утверждение руководителю.

Положение о защите, обработке и хранении персональных данных также необходимо разработать и ввести в действие как можно скорее. Это связано с тем, что работодатель обязан принимать меры, необходимые и достаточные для защиты персональных данных работников, и регламентировать механизм их получения, обработки, хранения и защиты. Это следует из гл. В указанном положении нужно установить, какими способами получаются персональные данные, в каком порядке формируются и ведутся личные дела работников, а также определить права и обязанности работников, способы учета, хранения, передачи и защиты их персональных данных.

Необходимо решить вопрос, кто будет вести трудовые книжки. Если кадровика пока нет, руководитель компании должен принять на себя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, издав соответствующий приказ.

Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику также путем издания приказа. Такого назначения требует п. Кроме того, желательно разработать типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Напомним, что составить трудовой договор помогут ст. Помимо разработки локальных актов, штатного расписания, графика отпусков и пр.

Это различные книги учета, журналы регистрации, табели учета рабочего времени, бланки приказов, договоры о материальной ответственности и др. Отдельно скажем о документах по охране труда, поскольку это важная часть трудового законодательства. В будущем, когда организация разрастется для обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением, может быть создана служба охраны труда или введена должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

А пока компания небольшая, обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на руководителя. Статья ТК РФ закрепляет положение о том, что именно работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.

В помощь работодателям Нормативных актов, вводящих какие-либо новые формы документов в данной области, в последнее время не принималось, поэтому перечислим основные из них, которые должны быть в каждой организации: — положение об охране труда в организации; — приказ о назначении ответственного лица в организации при отсутствии инженера по охране труда ; — инструкции по охране труда; — журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда; — программы проведения различного вида инструктажей по охране труда; — программа производственного контроля; — другие документы.

Систематизация и хранение документов Статья 17 Федерального закона от Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать. В целях упорядочения документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме.

Форма номенклатуры как для структурных подразделений, так и для всей организации приведена в названных правилах работы архивов организаций. Оформляем прием на работу Прежде всего нужно оформить трудовые отношения с руководителем организации. Для этого с ним заключается трудовой договор. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя, а другой — в организации об этом ставится отметка на экземпляре работодателя.

На основании трудового договора издается приказ, так как в соответствии со ст. Однако если руководитель является единственным участником организации, то прием на работу оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора.

В дальнейшем он же издает приказы о возложении обязанностей директора на заместителя другого работника в случае убытия в служебную командировку или отпуск. Таковы разъяснения Роструда, приведенные в Письме от Трудовую книжку руководителю заполняет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

При этом запись о приеме на работу должна быть сделана по истечении пяти дней работы руководителя п. Основанием для внесения записи является приказ распоряжение или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу например, протокол собрания участников.

Не забудьте завести личную карточку, внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и при необходимости в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме того, необходимо направить в соответствующий военный комиссариат и или органы местного самоуправления сведения о принимаемом на работу гражданине, который подлежит воинскому учету п.

Документ, который направляется в военный комиссариат и или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке например, в журнале книге регистрации исходящей документации.

Теперь можно принимать на работу других работников. Процедура аналогична, только напомним, что работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности на это указано в ст. Рекомендуем ознакомление фиксировать документально. Для этого и пригодятся книги учета, журналы регистрации или листы ознакомления.

В заключение Подводя итог, отметим, что после правильной организации делопроизводства оформление документов не будет занимать много времени и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней: нужно будет вести табель учета рабочего времени, оформлять график отпусков, принимать меры поощрения и взыскания, оформлять командировки, перевод, совмещение, увольнение и многое другое. А мы на страницах журнала будем рассказывать, как это правильно делать.

Смотрите также:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры. Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего .. Все обязательные и факультативные локальные документы могут.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1. Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны. Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России.

Кадровое делопроизводство с нуля.

Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений. Однако отсутствие документов, предписанных трудовым законодательством, может привести к наложению административных штрафов.

Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство;Стоимость Постановка кадрового делопроизводства "с нуля" приказы, штатное расписание, график отпусков, трудовой договор, личная карточка и т. Ведение кадрового учета за 1-го штатного сотрудника в месяц ; руб. Заполнение формы уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином; руб. Под кадровым делопроизводством подразумевается деятельность, которая документирует трудовые отношения, фиксируя информацию о движении и наличии персонала, в последствии чего кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически все кадровые документы имеют юридическую или коммерческую ценность. Используя эти документы в качестве письменных доказательств, любой работодатель имеет возможность доказать в суде свои позиции.

Кадровый учет с нуля пошагово

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести: положение о нормах выработки и пр. Вторая категория — более многочисленная — включает: документы по учету кадров трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника ; документы по учету рабочего времени и расчетов табели, расчетно-платежные ведомости ; личные документы сотрудников трудовые книжки, документы личного дела. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл. Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов. Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти? Какова текучесть кадров? Как часто приходится изменять условия труда переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции , коллективный договор , книга основания для приказов. Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете: Сбор и изучение учредительных документов После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами.

Для чего необходим кадровый учет С чего начать построение системы кадрового документооборота - актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель. Скачайте документы из статьи: Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала , расходы компании на заработную плату.

Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь

.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

.

С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)?

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровый учет "с нуля"
Похожие публикации